Privacy Statement

Het Van Ravesteyn Fonds (VRF) ondersteunt inwoners uit Leidschendam en Stompwijk. Om de aanvraag voor een financiële bijdrage te kunnen beoordelen is het noodzakelijk dat persoonsgegevens worden verstrekt om:

te zien of de inwoner die ondersteuning nodig heeft vanwege een medische of sociale indicatie;
of hij/zij woonachtig is in de genoemde stadsdelen.

Deze beoordeling vindt plaats door het bestuur van het VRF dat zich zo nodig over uw aanvraag laat adviseren door een onafhankelijke maatschappelijk werker. De gegevens vallen onder het bereik van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) waaraan ook het VRF is gebonden. Het is daarom noodzakelijk dat u vrijwillig uw persoonsgegevens deelt en goed beseft waarvoor deze persoonsgegevens gevraagd worden.
Ook maatschappelijke en culturele activiteiten voor inwoners uit datzelfde gebied kunnen voor ondersteuning in aanmerking komen. Gegevens van een cultureel-maatschappelijke organisatie vallen ook onder het bereik van de AVG.

Het VRF vraagt niet méér persoonsgegevens dan absoluut noodzakelijk is voor de beoordeling van de aanvraag. Ook deelt het VRF de gegevens alleen met anderen als dat voor de behandeling van de aanvraag noodzakelijk is.
De persoonsgegevens worden zo snel mogelijk na ontvangst ‘gepseudonimiseerd’. Het pseudonimiseren is een methode om met persoonsgegevens te werken zonder daarbij te weten over welke personen de gegevens gaan. De gegevens zijn, tenzij een extern advies noodzakelijk is, alleen bekend bij de secretaris van het bestuur.
De gegevens worden niet langer bewaard dan de wetgeving dat vereist (b.v. belastingvoorschriften).

Toon volledige Privacy Statement

VRF en Persoonsgegevens

De AVG bepaalt dat u vrijwillig uw persoonsgegevens deelt en goed beseft waarvoor deze persoonsgegevens gevraagd worden. Daarom wordt op het aanvraagformulier van het VRF ook gevraagd om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Uw gegevens worden alleen gebruikt voor het beoordelen van uw aanvraag, en alleen zolang bewaard als de (belasting)wet dat voorschrijft.

Welke persoonsgegevens vraagt het VRF?

Voor een ‘aanvraag bijdrage individuele noden’ vragen wij u om:

naam, adres, geboortedatum en een kopie van uw identiteitsbewijs, een korte omschrijving van het probleem en de sociale situatie van de aanvrager

Voor een ‘aanvraag bijdrage cultureel maatschappelijke activiteit’ vragen we om:

de naam, functie, plaats van de aanvrager namens de aanvragende organisatie.

Voor het beantwoorden van een vraag via het contactformulier vragen we om:

uw naam en emailadres.

Met welk doel verzamelt het VRF uw persoonsgegevens?

Het VRF vraagt u om persoonsgegevens om:

uw aanvraag om een bijdrage voor individuele noden te beoordelen. Als dat voor een goede beoordeling noodzakelijk is, wordt een onafhankelijk maatschappelijk werker gevraagd de aanvraag te beoordelen en een advies aan het bestuur van het VRF uit te brengen. Indien noodzakelijk neemt hij contact op met de persoon voor wie de bijdrage bestemd is en/of de begeleider. De gegevens betreffen dan de contactgegevens van de begeleider en de bovengenoemde gegevens van de cliënt;
om een aanvraag voor een bijdrage aan een cultureel-maatschappelijke activiteit te beoordelen, zij het dat in dat geval alleen gegevens m.b.t de contactpersoon van de cultureel-maatschappelijke organisatie gevraagd worden en een bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel;
om antwoord te geven op een vraag die u aan het VRF stelt waarbij alleen sprake is van persoonsgegevens om een antwoord te kunnen geven.

Het VRF verkoopt geen persoonsgegevens voor bv. emailmarketing. Ook worden er geen profielen van gebruikers van de website gemaakt.

Inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens

Als u schriftelijk een verzoek indient bij het bestuur van het VRF – waarbij u zich overigens wel dient te legitimeren – kunt u schriftelijk een overzicht ontvangen van de gegevens die van u bij het VRF bekend zijn. Mocht blijken dat die gecorrigeerd moeten worden, dan zal deze correctie worden aangebracht en schriftelijk aan u worden bevestigd. Ook kunnen uw gegevens worden verwijderd als u daarom schriftelijk vraagt en zich legitimeert tenzij wettelijke voorschriften bewaring vereisen. Ook hiervan ontvangt u schriftelijk bericht.
Het VRF houdt zich aan de vigerende belastingwetgeving die bepaalt dat financiële gegevens 7 jaar lang moeten worden bewaard.
Indien u dat wenst, zal ook aan de organisaties die uw gegevens ten behoeve van de verwerking hebben ontvangen worden gevraagd uw gegevens te verwijderen.

U kunt altijd, als u het gevoel heeft dat dit noodzakelijk is omdat uw rechten of vrijheden onvoldoende zouden worden gewaarborgd, een onderbouwde klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden zolang bewaard als nodig

voor de beoordeling en verwerking van uw aanvraag of uw verzoek om informatie;
voor de verantwoording conform de belastingwetgeving.

Concreet betekent dit het volgende:

De gegevens op uw aanvraag worden 7 jaar bewaard cf de belastingwetgeving
De persoonsgegevens op het contactformulier (uw naam en emailadres) worden na een maand vernietigd.

Met welke partijen deelt VRF haar persoonsgegevens?

Het VRF maakt onderscheid tussen het actief gebruiken van uw persoonsgegevens en het hebben van toegang tot uw persoonsgegevens. Er wordt gebruik gemaakt van uw gegevens voor het beoordelen en verwerken van uw aanvraag. Toegang tot uw persoonsgegevens is alleen aan de orde om organisatorische redenen, bv. voor het oplossen van problemen van digitale aard.

Persoonsgegevens t.b.v. de beoordeling van een aanvraag ondersteuning individuele nood worden gebruikt door de secretaris van VRF en gedeeld met

de penningmeester van VRF ten behoeve van de betaling van de bijdrage;
de maatschappelijk werker van Stichting Zorg en Bijstand die het VRF adviseert.

Met de bestuursleden van het VRF worden alleen gepseudonimiseerde gegevens gedeeld.

Persoonsgegevens t.b.v. de beoordeling van een aanvraag voor een cultureel-maatschappelijke activiteit worden gebruikt door de secretaris van VRF en gedeeld met:

de penningmeester van VRF ten behoeve van de betaling van de bijdrage.

Toegang tot de persoonsgegevens hebben:

de hostingmaatschappij;
de webmaster voor zover relevant voor het oplossen van technische problemen en in goede staat houden van de website, inclusief de beveiliging;
de boekhouder/accountant van VRF ;
de Belastingdienst (op diens verzoek).

Beveiliging

VRF neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

De beveiliging van de persoonsgegevens verloopt via de fysieke beveiliging van de SSL-certificaten van de hostingmaatschappij, logische en fysieke (toegangs-)beveiliging en beveiliging van apparatuur. Er wordt gezorgd voor patch-management, geregelde updating van software en back ups, automatische verwijdering van verouderde gegevens en versleuteling van gegevens. De plugin Wordfence wordt gebruikt voor extra beveiliging van de website en de verzamelde gegevens.
Met alle betrokken derden zijn verwerkingsovereenkomsten gesloten zoals voorzien in de AVG. Voor zover derden niet als ‘verwerker’ kunnen worden aangemerkt, hebben zij zich als ‘compliant aan de AVG’ verklaard.
Ook worden de organisatorische processen maximaal ingesteld op beveiliging. Lokaal worden gegevens bewaard op een computer die beveiligd is met wachtwoorden.

Voor zover persoonsgegevens zich op papier bevinden worden zij na digitale verwerking en pseudonimisering vernietigd via een papierversnipperaar. Bij afwezigheid van de verwerkingsverantwoordelijke secretaris van het bestuur wordt de ruimte waarin de computer en de kluis zich bevinden afgesloten.

Het mailverkeer tussen de mailserver van VRF en de zender/ontvanger bij VRF is d.m.v. encryptie beveiligd.

Contactgegevens Van Ravesteyn Fonds

Postbus 1007
2260 BA Leidschendam
info@vanravesteynfonds.nl
vanravesteynfonds.nl